Hasso-Plattner-InstitutSDG am HPI
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Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Das Hasso-Plattner-Institut (HPI) ist Deutschlands universitäres Exzellenz-Zentrum für Digital Engineering (www.hpi.de). Die gemeinsame Digital-Engineering-Fakultät der Universität Potsdam und des HPI bietet ein deutschlandweit einmaliges und besonders praxisnahes ingenieurwissen­schaft­liches Informatikstudium an. Das HPI betreibt weltweit beachtete universitäre Forschung. Schwerpunkt der HPI-Lehre und -Forschung sind die Grundlagen und Anwendungen großer, hochkomplexer und vernetzter IT-Systeme.

Das Hasso-Plattner-Institut, akademisch verfasst als Digital-Engineering-Fakultät der Universität Potsdam, sucht zur Unterstützung der Geschäftsleitung des HPI und zur Verstärkung des Teams zum 01.05.2021 am Standort Potsdam eine

Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

in Vollzeit und unbefristeter Anstellung.

Ihre zukünftigen Aufgaben

In dieser vertrauensvollen Position sind Sie direkt dem CFO unterstellt und unterstützen ihn im „Daily Business“. Neben der allgemeinen Sekretariatsarbeit erwartet Sie eine Vielzahl spannender, nationaler und internationaler Themen.

  • Einbindung in die Projekte der Geschäftsleitung und seiner Teams in Bezug auf die Recherche und die Erstellung von Dokumenten für den internen und externen Gebrauch (Zusammenstellung, Korrekturlesen)
  • Erstellung und Umsetzung von Management-Präsentationen
  • Zentrale Anlaufstelle mit Überblick zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs
  • Schnittstelle zwischen den Teams und zu externen Partnern
  • Verantwortung für das Office-Management (proaktives Kalender- und E-Mail-Postfachmanagement, inkl. Terminplanung, Logistikplanung / -organisation, Reiseorganisation und -abrechnung)

Was Sie mitbringen sollten

  • Einen Studienabschluss oder Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung, z. B. einer Ausbildung zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d) oder Fremdsprachensekretär (m/w/d)
  • Mindestens fünfjährige Berufspraxis in vergleichbarer Position
  • Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion
  • Professionelles Arbeiten mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, PowerPoint und Excel)
  • Ein hohes Maß an Empathie, Kommunikationsfähigkeit und Tatkraft
  • Eigeninitiative, Teamgeist, Loyalität und Zuverlässigkeit
  • Kreativität, Organisations- und Improvisationstalent sowie eine proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Zeitliche Flexibilität, Durchsetzungsvermögen, hohe Motivation und eine schnelle Auffassungsgabe
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch

Was wir Ihnen bieten

  • Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein spannendes, internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
  • Einen sicheren Arbeitsplatz mit leistungsgerechter und attraktiver Vergütung
  • Flache Hierarchien, ein motiviertes Team und ein unbürokratisches Miteinander
  • Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin und einem bezuschussten BVG-Ticket

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Gehaltsvorstellung. Bitte senden Sie diese ausschließlich per E-Mail und im PDF-Format an: Jobs2021(at)hpi.de

Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH
Prof.-Dr.-Helmert-Str. 2-3
14482 Potsdam
Germany