Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen an der Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO sind unser und Ihr Interesse an der Bereitstellung einer ansprechenden und hilfreichen Website und bedarfsgerechter Leistungen und der bessere Absatz unserer Leistungen.
2.4. Datenverarbeitung bei allgemeiner Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns anrufen oder eine Nachricht schicken, etwa über das Kontaktformular oder per E-Mail, benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Postanschrift oder eine Telefonnummer, wenn wir Ihnen antworten sollen. Statt Ihres Namens können Sie auch ein Pseudonym verwenden. Diese Daten sowie Datum und Uhrzeit Ihrer Kontaktaufnahme werden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwenden. Ihre Daten werden von uns nicht an Dritte weitergegeben, sondern nur intern an diejenige Abteilung, die für Ihr jeweiliges Anliegen zuständig ist. Wir löschen Ihre Daten, sobald sie zu diesem Zweck nicht mehr benötigt werden, also in der Regel drei Monate nach dem letzten Kontakt mit Ihnen. Sollten Sie Rückfragen haben, melden Sie sich daher bitte innerhalb von drei Monaten noch einmal. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstaben b und f DSGVO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist es, Ihre Anfrage zu erfüllen.
Ausnahmen: Geschäfts- und Handelsbriefe und andere steuerrelevante Unterlagen müssen wir zur Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten speichern; wir löschen sie bis zum 31. März des siebten Kalenderjahrs nach Entstehen, bei Buchungsbelegen des elften Kalenderjahrs nach Entstehen. Auf diese Daten hat unsere Buchhaltung Zugriff. Rechtsgrundlage für die steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. §§ 147 AO, 257 HGB.
Wenn Ihre Anfrage einem besonderen Zweck dient (z.B. Anmeldung, Angebotsanfrage, Newsletter-Bestellung), dann gelten für die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang ausschließlich die Erläuterungen in dem jeweiligen Abschnitt zu dem besonderen Zweck.
2.5. Datenverarbeitung bei Newsletter-Bestellungen
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, weil wir Ihnen den Newsletter sonst nicht schicken können. Alle weiteren Angaben sind optional. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, und wir nutzen sie nur für den Versand unseres Newsletters und zur Kundenbetreuung, um Sie (soweit das rechtlich erlaubt ist) – ggf. nach Recherche weiterer Daten – individuell zu kontaktieren, um Ihnen Angebote zu machen und Ihren Bedarf an unseren Leistungen abzuklären. Sie erhalten zunächst eine E-Mail mit einem Link, auf den Sie klicken müssen, um zu bestätigen, dass Sie den Newsletter erhalten wollen („Double-Opt-In“). So verhindern wir, dass jemand in Ihrem Namen den Newsletter bestellt. Außerdem speichern wir Ihre Anmeldung für den Newsletter und Ihre Bestätigung, um nachweisen zu können, dass Sie sich angemeldet haben. Auswertungen zur Nutzung unseres Newsletters erfolgen ausschließlich anonym. Zum Zweck der Zusendung des Newsletters speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zur endgültigen Einstellung des Newsletters; zum Zweck der Kundenbetreuung löschen wir Ihre Daten, sobald Sie widersprechen oder bis zum 31. März des fünften Kalenderjahrs nach Ihrer letzten Anmeldung oder Angebotsanfrage oder Interessebekundung; zum Zweck des Nachweises der Einwilligung bis zum 31. März des vierten Kalenderjahres, das auf den letzten Newsletter-Versand folgt. Wenn Sie Ihre Newsletter-Anmeldung nicht bestätigen, löschen wir Ihre Daten nach 24 Stunden. Bitte bestätigen Sie Ihre Anmeldung („Double-Opt-In“) daher innerhalb von 24 Stunden, sonst müssen Sie sich noch einmal anmelden. Auf Ihre Daten haben unsere Kommunikations-Abteilung und unser Kundenservice Zugriff, bei Bedarf die Rechtsabteilung.
Wir verwenden in unseren Newslettern zudem marktübliche Technologien, mit denen Ihre Interaktionen mit den Newslettern gemessen werden (z. B. Öffnung der E-Mail, angeklickte Links, Abmeldungen, ungefährer Ort laut IP-Adresse). Diese Daten nutzen wir in pseudonymer Form für allgemeine statistische Auswertungen sowie zur Optimierung und Weiterentwicklung unserer Inhalte und unsere Kommunikation mit Ihnen. Dies geschieht mit Hilfe von kleinen Grafiken, die in die Newsletter eingebettet sind (sogenannte Pixel). Die Daten werden ausschließlich pseudonymisiert erhoben und zudem nicht mit Ihren weiteren personenbezogenen Daten verknüpft. Rechtsgrundlage hierfür ist unser vorgenanntes berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir wollen über unseren Newsletter für Sie möglichst relevante Inhalte teilen und besser verstehen, wofür sich die Leser tatsächlich interessieren. Wenn Sie die Analyse des Nutzungsverhaltens nicht wünschen, können Sie die Newsletter abbestellen oder Grafiken in Ihrem E-Mail-Programm standardmäßig deaktivieren. Die Daten zu der Interaktion mit unseren Newslettern werden pseudonym für 30 Tage gespeichert und anschließend vollständig anonymisiert.
Für die Verarbeitung zum Zweck der Zusendung des Newsletters ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO. Für die Verarbeitung zum Zweck des Nachweises der Einwilligung sind Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO, Art. 7 Abs. 1 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Für die Verarbeitung zum Zweck der Kundenbetreuung ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO sind die Förderung des Absatzes unserer Produkte und Dienstleistungen, entsprechende Werbung sowie der Nachweis Ihrer Einwilligung, d.h. die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.
2.6. Datenverarbeitung bei Veranstaltungen, Ausbildungsprogrammen, Informations- und Angebotsanfragen
Wenn Sie sich für eine Veranstaltung anmelden oder bewerben oder eine Information oder ein Angebot anfragen, benötigen wir je nach Art der Leistung bestimmte Daten von Ihnen. Im Anmelde-, Bewerbungs- bzw. Angebotsformular ist gekennzeichnet, welche Angaben erforderlich sind und welche freiwillig; wenn Sie uns formlos kontaktieren und notwendige Informationen fehlen, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen bzw. nachfragen. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Eventuelle Ausnahmen (z.B. bei Kooperationsveranstaltungen) werden bei der Anmeldung klar kommuniziert. Ihre Daten nutzen wir nur für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Bewerbungs-, Anmelde-, Veranstaltungs-, Ausbildungs- und Reklamationsabwicklung, für die Kundenbetreuung, insbesondere um Sie (soweit das rechtlich erlaubt ist) – ggf. nach Recherche weiterer Daten – individuell zu kontaktieren, um Ihnen Angebote zu machen und Ihren Bedarf an unseren Leistungen abzuklären, um Ihnen Werbung zu ähnlichen Ausbildungen, Veranstaltungen und Dienstleistungen von uns zu schicken (auch per E-Mail), und um nachzuweisen, dass wir Ihnen diese Werbung schicken dürfen.
Bei Veranstaltungen und Ausbildungsprogrammen haben Sie ggf. die Möglichkeit, uns Angaben über besondere Bedürfnisse zu machen (z.B. Lebensmittelunverträglichkeiten, Allergien). In diesem Fall bitten wir Sie um eine ausdrückliche Einwilligung in die Datenverarbeitung und werden die Daten ausschließlich für die Veranstaltungs- und Ausbildungsabwicklung verarbeiten. Unter Umständen kann es erforderlich sein, diese Informationen an Dritte weiterzugeben, die die jeweilige Leistung erbringen, z.B. an den Caterer, das Hotel o.ä. Auch hierfür werden wir Sie um Ihre Einwilligung bitten. Einwilligung und Bereitstellung der Information sind freiwillig. Erteilen Sie allerdings die Einwilligung nicht oder stellen Sie keine Informationen über Ihre Bedürfnisse bereit, können wir Ihre Bedürfnisse nicht berücksichtigen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO. Die Daten werden bei uns spätestens drei Monate nach dem Ende der Veranstaltung gelöscht.
Wenn Sie eingewilligt haben, nutzen wir bei Veranstaltungen und Ausbildungsprogrammen die Daten der Teilnehmenden auch zur Vernetzung der Teilnehmenden und zur Dokumentation der Veranstaltung für die Teilnehmenden, indem wir etwa Listen der Teilnehmenden auslegen oder ausgeben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 Buchstabe a DSGVO. Die Daten werden bei uns spätestens drei Monate nach dem Ende der Veranstaltung gelöscht.
Wenn ausdrücklich darauf hingewiesen wird, nutzen wir bei Veranstaltungen und Ausbildungsprogrammen die Daten der Teilnehmenden auch zur Dokumentation der Veranstaltung durch Foto- und Filmaufnahmen, die auch zur Werbung und Öffentlichkeitsarbeit der Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH oder zur Vernetzung der Teilnehmenden und zur Dokumentation der Veranstaltung bzw. der Ausbildung für die Teilnehmenden verwendet werden können. Dabei stellt die Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH entweder sicher, dass es zumindest ausreichend große Bereiche gibt, in denen die Teilnehmenden nur mit ausdrücklicher oder zumindest konkludenter Zustimmung durch Foto- und Filmaufnahmen erfasst werden, und dass die Bereiche, in denen ohne ausdrückliche oder zumindest schlüssige Zustimmung Foto- und Filmaufnahmen erfolgen, klar erkennbar sind, oder die Teilnehmer können durch ein optisch erkennbares, sichtbar zu tragendes Zeichen wie etwa ein Namensschild oder ein Armband in bestimmter Farbe ihren Widerspruch erklären, den die Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH in aller Regel unabhängig von den eigentlich hierfür geltenden gesetzlichen Anforderungen nach Art. 21 DSGVO beachten wird. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 Buchstabe f DSGVO. Berechtigte Interessen sind die Dokumentation und Bekanntmachung der Arbeit der Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH sowie die Öffentlichkeitsarbeit und Werbung für die Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH und ihre Veranstaltungen und Ausbildungsprogramme, ferner die Vernetzung der Teilnehmenden und die Dokumentation der Veranstaltung bzw. der Ausbildung für die Teilnehmenden. Wir gehen davon aus, dass Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten dem nicht entgegenstehen, da Sie ohne größere Einschränkungen die Möglichkeit haben, sich den Aufnahmen zu entziehen. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich unbefristet. Es wird jedoch spätestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres des Veranstaltungs- bzw. Ausbildungsendes überprüft, ob die Foto- und Filmaufnahmen weiterhin benötigt werden und wenn ja, ob eine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann. Ergibt die Überprüfung, dass wegen der Bedeutung der Veranstaltung oder des Ausbildungsprogramms oder der Aufnahmen zunächst keine Befristung der Verarbeitung erfolgen kann, erfolgt eine erneute Überprüfung bis spätestens 31. Dezember des zehnten auf die jeweils letzte Überprüfung folgenden Jahres. Diese Aufnahmen können jedermann zugänglich gemacht werden.
Ihre Anmeldung und ggf. zugehörige Kommunikation sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten müssen wir zudem aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen speichern; diese Daten löschen wir bei Geschäfts- und Handelsbriefen und anderen steuerrelevanten Unterlagen bis zum 31. März des siebten Kalenderjahrs nach Entstehen, bei Buchungsbelegen des elften Kalenderjahrs nach Entstehen. Zum Zweck der Bewerbungs-, Anmelde-, Veranstaltungs-, Ausbildungs- und Reklamationsabwicklung löschen wir Ihre Daten drei Monate nach dem Ende der Veranstaltung bzw. Ausbildung; zum Zweck der Kundenbetreuung (einschließlich Bearbeitung Ihrer Anfrage), sobald Sie widersprechen oder bis zum 31. März des fünften Kalenderjahrs nach Ihrer letzten Bewerbung, Anmeldung, Veranstaltungs- oder Ausbildungsteilnahme, Informations- oder Angebotsanfrage oder Interessebekundung; zum Zweck des Werbeversands, sobald Sie widersprechen oder wir den Werbeversand endgültig einstellen; zum Zweck des Nachweises Ihrer Anmeldung und der Ähnlichkeit der beworbenen Veranstaltungen, Ausbildungen und Dienstleistungen oder zum Nachweis der Einwilligung bis zum 31. März des vierten Kalenderjahres, das auf den letzten Werbeversand folgt. Auf Ihre Daten haben unsere Kommunikations-Abteilung, unser Kundenservice und unsere Buchhaltung Zugriff, bei Bedarf die Rechtsabteilung.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a (soweit eine Einwilligung vorliegt), Buchstabe b (für die Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Anfrage, Bewerbung bzw. Anmeldung einschließlich der Vertragsdurchführung) und f DSGVO. Für die Verarbeitung zum Zweck des Nachweises Ihrer Anfrage, Bewerbung oder Anmeldung oder Einwilligung sind Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Rechtsgrundlage für die steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. §§ 147 AO, 257 HGB. Berechtigte Interessen bei der Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO sind die Erfüllung Ihrer Anfrage, die Förderung des Absatzes unserer Leistungen, entsprechende Werbung, die Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.
2.7. Datenverarbeitung bei Nutzung von Dritt-Inhalten und Webfonts
Unsere Webseite nutzt Angebote von Drittanbietern. Diese sind: Youtube, Vimeo und OpenStreetMap. Normalerweise würde Ihr Webbrowser automatisch Informationen mit diesen Anbietern austauschen wie z.B. Ihre IP-Adresse. Um dies zu verhindern, verwenden wir sogenannte Zwei-Klick-Lösungen: Um die Angebote der Dritt-Anbieter zu nutzen, aktivieren Sie zunächst die Datenübermittlung an diese Dritt-Anbieter. Vorher werden von Ihnen keine Daten an den Dritt-Anbieter übertragen und Sie bleiben für den Dritt-Anbieter unbekannt. Wenn Sie diesen Button aktivieren, dann werden Informationen direkt von Ihrem Web-Browser an den jeweiligen Anbieter übertragen, auf die wir keinen Einfluss mehr haben – genauso wie wenn Sie einem anderen Link auf eine andere Webseite folgen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse ist Ihr Wunsch, den Dritt-Inhalt zu aktivieren und nutzen zu können.
Daten, die dabei übermittelt werden, sind beispielsweise, von welcher Seite aus Sie den Button angeklickt haben und Ihre IP-Adresse. Wenn Sie bei dem Anbieter eingeloggt sind oder der Anbieter Sie sonst identifizieren kann, etwa über auf Ihrem Rechner gespeicherte Cookies, kann der Anbieter beispielsweise die Information, dass Sie unsere Webseite besucht haben, mit den anderen Informationen über Sie verknüpfen, etwa Ihrem Benutzerkonto bei dem Anbieter. Wenn Sie nicht möchten, dass der Anbieter diese Informationen mit Ihren anderen Informationen in Verbindung bringt, sollten Sie sich dort vorher ausloggen, am besten auch die Cookies in Ihrem Web-Browser löschen.
Wenn Sie Daten an Drittanbieter übermitteln, unterliegen diese den Datenschutzbestimmungen dieser Anbieter. Dafür können wir keine Gewähr mehr übernehmen. Bitte beachten Sie, dass es sein kann, dass es in dem Land, in dem der Drittanbieter sitzt, unter Umständen keinen so strengen Datenschutz gibt wie bei uns. Über die Datenschutzbestimmungen der Dritt-Anbieter können Sie sich hier informieren:
https://www.google.de/intl/de/policies/privacy
https://vimeo.com/privacy
https://www.fossgis.de/datenschutzerklaerung
Darüber hinaus verwendet unsere Website Schriften (Webfonts) des Anbieters Monotype Imaging Holdings Inc., 600 Unicorn Park Drive, Woburn, MA 01801, USA („Monotype“). Wenn Ihr Browser entsprechend konfiguriert ist, baut Ihr Browser beim Abruf unserer Website eine direkte Verbindung zu Monotype auf, sodass Monotype technisch notwendig Ihre IP-Adresse und weitere Daten zu Ihrem Browser, die dieser automatisch mitsendet, erfährt. Nach den Angaben in der Datenschutzerklärung von Monotype werden diese Daten 30 Tage gespeichert, um die Seitenaufrufe zu zählen (hiervon hängt die von uns zu zahlende Vergütung ab) und die unerlaubte Nutzung der Webfonts zu verhindern. Sie können normalerweise das Laden von Webfonts in Ihrem Browser deaktivieren; dann baut Ihr Browser keine Verbindung zu Monotype auf. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist unser und Ihr Interesse an einer optisch ansprechenden Darstellung unserer Website. Rechtsgrundlage für die Übermittlung in die USA ist Art. 49 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO (Übermittlung zur Erfüllung eines im Interesse der betroffenen Person geschlossenen Vertrags). Mehr Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Monotype finden Sie unter https://www.monotype.com/de/rechtshinweise/datenschutzrichtlinie/datenschutzrichtlinie-zum-tracking-von-webschriften/.
2.8. Datenverarbeitung bei Job-Bewerbungen
Wir sind uns bewusst, dass Bewerbungen sensible personenbezogene Daten enthalten.
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir diejenigen Informationen, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten, z.B. durch Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Schriftverkehr, telefonische oder mündliche Angaben. Für uns von Relevanz sind neben Ihren Kontaktdaten insbesondere Angaben zu Ihrer Ausbildung, Ihrer Arbeitserfahrung und Ihren Fähigkeiten; ohne diese Angaben können wir regelmäßig Ihre Eignung nicht feststellen und Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.
Ihre Daten werden zunächst ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Bei Erfolg Ihrer Bewerbung werden sie Bestandteil Ihrer Personalakte und zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verwendet und nach den für Personalakten geltenden Regelungen gelöscht. Können wir Ihnen derzeit keine Beschäftigung anbieten, verarbeiten wir Ihre Daten noch bis zu sechs Monate nach Versand der Absage, um uns gegen eventuelle Rechtsansprüche zu verteidigen, insbesondere wegen einer angeblichen Benachteiligung im Bewerbungsverfahren. Soweit Sie Kostenerstattungen erhalten oder andere steuerrelevante Vorgänge vorliegen (z.B. Einladung zum Essen), werden die entsprechenden Buchungsunterlagen zur Erfüllung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten bis maximal zum 31. März des elften Kalenderjahrs nach der Zahlung, im Fall von Handels- und Geschäftsbriefen und anderen besteuerungsrelevanten Unterlagen des siebten Kalenderjahrs nach ihrer Entstehung aufbewahrt. Auf Ihre Daten hat zunächst unsere Personalabteilung Zugriff, bei Bedarf aber auch die Fachabteilung der Stelle, auf die Sie sich beworben haben, die Rechtsabteilung und die Buchhaltung.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren und als Bestandteil der Personalakte sind § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO und, soweit Sie eine Einwilligung erteilt haben, etwa durch Übersendung nicht für das Bewerbungsverfahren notwendiger Angaben, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach einer Absage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Rechtsgrundlage für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 147 AO, 257 HGB. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist die Verteidigung gegen Rechtsansprüche. Rechtsgrundlage für die Erfüllung der gesetzlichen Rechte des Betriebsrats ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. § 80 BetrVG, § 26 Abs. 1 S. 1 letzter Hs. BDSG.
Wir benötigen für den Bewerbungsprozess in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO wie Gesundheitsdaten oder Angaben zu Ihrer ethnischen Herkunft. Wir bitten Sie, uns von vornherein keine derartigen Informationen zukommen zu lassen. Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind, verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten. Dies kann beispielsweise Angaben über eine Schwerbehinderung betreffen, die Sie uns freiwillig machen können und die wir dann zur Erfüllung unserer besonderen Verpflichtungen im Hinblick auf Schwerbehinderte verarbeiten müssen. In diesen Fällen dient die Verarbeitung der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind dann Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, §§ 26 Abs. 3 BDSG, 164 SGB IX.
2.9 Nutzung von M-365-Anwendungen
Diese Informationen gelten, wenn Sie gemeinsam mit uns Microsoft-365-Anwendungen nutzen. Dies betrifft insbesondere die Nutzung einer Microsoft-Office-Anwendung wie z.B. Teams, SharePoint, Stream, Forms, u.w. (nachfolgend M365). Zum Zweck der Anmeldung an Awendungen des HPI wird kommt Microsoft Azure zum Einsatz.
M365 ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne User, Teams, Communities und Netzwerke, die Organisationseinheiten übergreifend eingesetzt werden kann. Bei der Nutzung von M365 werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet.
Unser Vertragspartner für die Lizenzierung dieser Anwendungen ist die Microsoft Ireland Operations Limited, South County Business Park, One Microsoft Place, Carmanhall and Leopardstown, Dublin, D18 P521, Irland. Diese überträgt gegebenenfalls Daten an Unterauftragnehmer mit Sitz in den USA, insbesondere an die Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, Washington 98052, USA.
Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch uns benötigen, finden Sie sie unter folgenden Links: Datenschutzfolgenabschätzung M365, Datenschutzerklärung M365
Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, finden Sie sie unter folgendem Link: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
3. Freiwillige Angabe Ihrer Daten
Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Stellen Sie uns bestimmte Daten nicht bereit, die wir benötigen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten (zum Beispiel eine Kontaktmöglichkeit, wenn Sie eine Antwort von uns bekommen wollen), kann es sein, dass wir Ihre Anfrage nicht erledigen können. Im Rahmen besonderer Verfahren (z.B. wenn Sie sich zu einer Veranstaltung oder für unseren Newsletter anmelden) kann es ggf. erforderlich sein, dass Sie uns bestimmte Angaben bereitstellen, weil wir sonst z.B. Ihre Anmeldung nicht bearbeiten oder Ihnen den Newsletter nicht senden können. Hierauf weisen wir Sie gesondert hin.
4. Empfänger der Daten
Ihre personenbezogenen Daten verbleiben grundsätzlich in unserem Verantwortungsbereich, außer in besonderen Ausnahmefällen (z.B. Kooperationsveranstaltungen), in denen wir Sie aber ausdrücklich informieren, an wen Ihre Daten gehen. Bei Bedarf kann es zudem erforderlich werden, Ihre Daten an externe Berater weiterzugeben, etwa im Fall von Rechtsstreitigkeiten an Rechtsanwälte (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO; Zweck und berechtigtes Interesse: Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen). In bestimmten Bereichen wie dem Web-Hosting, dem E-Mail-Hosting und der Veranstaltungsabwicklung setzen wir spezialisierte Dienstleister ein. Diese sind mit einem Vertrag über Auftragsverarbeitung strikt an unsere Weisungen gebunden und dürfen die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten. Unser Datenschutzbeauftragter hat nach Art. 37, 38 DSGVO umfassende Kontrollrechte und damit Zugriff auf personenbezogene Daten (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i.V.m. Art. 37, 38 DSGVO). Weitere Empfänger Ihrer Daten führen wir in den Erläuterungen zu den jeweiligen Datenverarbeitungen auf. In bestimmten Fällen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten Dritten offenlegen, damit Sie die gewünschte Leistung erhalten können, namentlich an Erfüllungsgehilfen wie Banken und andere Zahlungsdienstleister sowie Postdienstleister. In bestimmten Bereichen wie dem Web-Hosting und dem E-Mail-Hosting setzen wir spezialisierte Dienstleister ein. Diese sind mit einem Vertrag über Auftragsverarbeitung strikt an unsere Weisungen gebunden und dürfen die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten. Sollen in besonderen Fällen (z.B. Kooperationsveranstaltungen mit Partnern außerhalb der EU) Ihre Daten in Drittländer übermittelt werden, informieren wir Sie hierüber und soweit vorgeschrieben auch über Rechtsgrundlage und Datenschutz-Niveau gesondert.
5. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.
6. Ihre Rechte
Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ein Recht auf Auskunft, auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Insbesondere haben Sie das Recht, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken zu widersprechen, ohne dass dafür andere Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen Ihres Anbieters (also z.B. die Kosten einer E-Mail = meist keine) entstehen. Dies gilt beispielsweise, wenn Sie sich zu einer Veranstaltung angemeldet haben und nicht über ähnliche Veranstaltungen informiert werden wollen. Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung oder die Verarbeitung auf einer anderen Rechtsgrundlage berührt wird. Wenn Sie diese Rechte nutzen wollen, können Sie am einfachsten an datenschutz@hpi.de schreiben oder für Widerruf bzw. Widerspruch bei E-Mails auf den Link zum Abbestellen klicken, den Sie in jeder E-Mail finden. Wenn wir Sie anrufen, können Sie uns dies natürlich auch direkt im Gespräch sagen.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Telefon: +49 (0)33203 356-0, Telefax: +49 (0)33203 356-49, E-Mail: poststelle(at)lda.brandenburg.de.
Wenn Sie irgendwelche Fragen und Wünsche zum Datenschutz haben, können Sie sich natürlich auch jederzeit einfach an uns wenden: Ihr Kontakt ist datenschutz(at)hpi.de
7. Ihr Recht auf Widerspruch
Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, haben Sie das Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO. Erfolgt Ihr Widerspruch aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Richtet sich Ihr Widerspruch gegen Direktwerbung einschließlich Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
