In unserer Interviewreihe geben Mitarbeitende des HPI regelmäßig Einblicke hinter die Kulissen des Instituts und in die Arbeitsweisen der verschiedenen Abteilungen. Den Auftakt in diesem Jahr macht Katja Grzebiela, Senior Business Process Managerin im Projektmanagement-Office.
Hasso-Plattner-Institut (HPI): Seit wann arbeitest Du im Projekt-Management-Office? Und kannst du uns kurz erklären, was das Projektmanagement-Office (PMO) genau macht und welche Rolle es am HPI spielt?
Katja Grzebiela: Ich arbeite seit April 2023 im Projektmanagement-Office und war in der Vergangenheit für unterschiedliche Digitalisierungsprojekte am HPI verantwortlich. Ich habe zum Beispiel zusammen mit der Personalabteilung SAP SuccessFactors und mit der Finanzabteilung SAP Concur und DocuWare eingeführt. Ich selbst bin dabei meistens in der Rolle als Projektleiterin tätig, wobei ich ebenfalls sehr operativ in den Projekten unterstütze und z.B. auch bei der Prozessanalyse, dem Test- und Change-Management mitwirke.
HPI: Wie sieht ein typischer Arbeitstag von dir aus, und welche Aufgaben sind dabei besonders spannend oder herausfordernd?
Katja: Morgens fange ich meistens kurz nach acht an zu arbeiten und trinke zwei Tassen Kaffee mit Milch und etwas Zucker. Weitere Arbeitsroutinen habe ich nicht. Mein Arbeitsalltag ist sehr divers und gerade diese Vielfalt gefällt mir besonders gut. Besonders spannend und auch herausfordernd ist die Zeit rund um den Go-Live eines neuen Systems. Wobei dieser Zeitraum auch besonders den Reiz der gesamten Tätigkeit ausmacht, weil man als Projektteam stets ein klares Ziel vor Augen hat und zusammen gefühlt Berge versetzen muss, um dieses Ziel zu erreichen.
HPI: An welchen Projekten arbeitest du aktuell und wie unterstützt das PMO diese Projekte konkret?
Katja: Derzeit unterstütze ich bei der SAP S4 Hana Einführung in Bezug auf die Integration zu den anderen Systemen aus der Verwaltung wie zum Beispiel Concur (Reisekostenabrechnung), DocuWare (Rechnungsmanagement) und SuccessFactors (Personalmanagement). In den vergangenen zwei Jahren wurden viele Prozesse digitalisiert und nun müssen sie Schritt für Schritt noch besser miteinander verbunden und weiter optimiert werden. Das Schöne daran ist, dass die Verbesserungen nun schneller ersichtlich werden können, weil wir nun eine solide Basis haben.
Das PMO unterstützt bei den unterschiedlichen Digitalisierungsprojekten, indem oft die Projektleitung von Mitarbeiterinnen aus dem PMO gestellt wird. Zusätzlich sind wir dabei, unterschiedliche Projektmanagement-Templates zu entwerfen, die an die Anforderungen des HPIs angepasst wurden, um diese dann auch anderen Projektteams zur Verfügung zu stellen.
HPI: Welche Schnittstellen gibt es zwischen dem PMO und anderen Abteilungen und wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Katja: Wir haben im Wesentlichen Schnittstellen zu anderen Fachabteilungen der HPI-Verwaltung und der IT. In Rahmen der CAS-Einführung haben andere Kolleginnen aus dem PMO zum Beispiel sehr eng mit dem Studienreferat zusammengearbeitet. Zudem arbeiten wir sehr eng mit den IT-Kollegen des Teams Applications zusammen. Es gibt zum Beispiel oft gemeinsame wöchentliche Projektabstimmungen und zusätzliche Termine zu Sonderthemen beispielsweise in Bezug auf Prozessoptimierungen, Schulungen oder zur Bewertung von User-Feedback.
HPI: Mit welchen Herausforderungen bist Du im Projektmanagement am häufigsten konfrontiert und wie gehst Du damit um?
Katja: In den vergangen zwei Jahren wurden am HPI sehr viele Prozesse digitalisiert und neue Softwareanwendungen wurden, insbesondere für die Verwaltung, implementiert. Gerade die Fachabteilungen wie HR oder Finance müssen dies neben ihrem täglichen operativen Geschäft und gleichzeitigen Unternehmenswachstum bewältigen. Ich habe vor den Kollegen und Kolleginnen sehr großen Respekt. Sie schaffen es, diese enorme Doppelbelastung zu stemmen, vergessen dabei nicht den Sinn für Humor und sind dabei auch noch motiviert bei der Sache.
Obwohl die Herausforderungen im Projekt oft sehr groß sind und die Software nicht immer alle Anforderungen erfüllt, wird im Projektteam stets gemeinsam und auf Augenhöhe diskutiert, um die beste Lösung für das HPI zu finden. Es ist oft eine große Knobelaufgabe, denn auch wenn das HPI kein großer Konzern ist, so sind die Anforderungen durch den Forschungsbetrieb und die Gemeinnützigkeit doch sehr komplex und mit wenig anderen Dienstleistungsunternehmen zu vergleichen.
HPI: Wie gelingt es Dir, alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und eine gute Kommunikation zu gewährleisten?
Katja: Das gelingt mir noch nicht immer gut. Wir sind im Team auch immer wieder dabei, neue Formate auszuprobieren. Ich bin gerne für neue Vorschläge offen.
Ich denke, dass die Kommunikation im Projektteam in der Regel, trotz des hohen Stresslevels, sehr offen, ehrlich und wertschätzend ist. Die Kommunikation gegenüber den Usern ist allerdings oft herausfordernd, weil man einerseits die Personen nicht zuspamen will, aber andererseits ist es eben auch notwendig, über den Projektstatus zu informieren. Das perfekte Format und die beste Frequenz haben wir allerdings noch nicht gefunden.
HPI: Bitte vervollständige den Satz: "Das HPI ist für mich…
Katja: … der perfekte Ort, um spannende Herausforderungen mit sehr tollen, cleveren und engagierten Kollegen und Kolleginnen zu lösen. Ich komme jeden Tag sehr gerne zur Arbeit. Der Campus ist wie ein riesiger Schulhof, auf dem man stets Freunde trifft."
